運送会社の訪問は、たいてい駐車場の見学で終わります。トラックを見て、きれいな事務所を見て、愛想のよい責任者に会い、「感じは良かった」という印象だけを持ち帰ります。印象は記録ではありません。
タイ陸運局は、訪問で何を見るべきかをすでに文書にしています。任意で申請するQ Mark基準のマニュアルで、外部の監査員が各要求事項について何を見せてもらうかを示したものです。認証がなくてもこのリストは使えます。同じ形で自分で訪問できます。
短い答え
- マニュアルには5分野39項目の要求事項があります。 27項目が「必須」、12項目が「推奨」です。
- 各項目に、監査員が受け入れる証拠が書かれています。 書類、記録、または自分の仕事を説明できる従業員です。
- すべての土台にある考え方は、再現できることです。 従業員が一人辞めても、次の人が同じようにできる。訪問ではそれが本当かを確かめます。
- 認証を持つ会社は少数です。 陸運局のページでは、認証を受けた不定期路線の事業者は458社で、事業者全体は約40,900社です。およそ90社に1社です。
- そのため、選別の条件よりも訪問の手引きとして役立ちます。 証拠は自分で見せてもらってください。
この基準は何で、何ではないか
- 任意です。 事業者が申請します。申請できるのは、不定期路線の運送許可、または動物や物品を運ぶ自家用運送許可を持つ事業者だけです。
- 現地訪問があります。 事業者が自己評価を行い、陸運局が書類を確認し、独立した評価機関が実際の事業所を訪れ、最後に委員会が決定します。
- 証明書の有効期間は3年です。 更新しない場合、取り消された場合、または運送許可そのものが更新されない、取り消される、期限切れになる場合に終了します。
- 監査員は抜き取りで確認し、質問します。 マニュアルによれば、監査員が探すのは四つです。計画、計画どおりの実行、結果の記録、結果が計画に届かないときの見直しです。運転手や事務職員への聞き取りも行います。
買い手にとっての限界が二つあります。
- 確認するのは仕組みであり、あなたの荷物ではありません。 認証を受けた事業者は仕組みを持つことを示しただけで、荷物が時間どおり着く保証ではありません。
- マニュアルの書類例は要求事項ではありません。 第6章は架空の会社を前提にしています。そこにある例は一つのやり方であり、運送会社に求める基準ではありません。
分野ごとの訪問
括弧内の番号はマニュアル自身の番号で、該当項目を探すために付けています。本文に「推奨」と書かれていない限り、どの項目も「必須」です。
組織：誰が責任を持つか
| 見せてもらうもの | 監査員が受け入れる証拠 |
|---|---|
| 運送の安全に誰が責任を持つか（1.1） | 運送部門を示し、安全責任者の名前を記した組織図。従業員が自分の役割を説明できる |
| 荷物が壊れたときの扱い（1.5） | 責任の範囲と手順が明確であること。保険証券や契約書の例、損害報告書で示す。一度もなければ、監査員は少なくとも一種類の例を求める |
| ソフトウェアの使い方（1.3） | 少なくとも一つの業務で情報技術を使っていること。運送原価の計算プログラムや運行管理システムなど |
1.5は、あなたの請求権に関わる項目です。荷物が壊れたら誰が払うかという法律が初期のルールを定めています。この項目は、運送会社に手順があるかどうかを教えてくれます。
運送業務：荷物に直接関わる部分
この分野の八項目はすべて「必須」です。
| 見せてもらうもの | 監査員が受け入れる証拠 |
|---|---|
| 受注から引き渡しまでの流れ（2.1、2.2） | 運送指示の受領から荷物の引き渡しまでの文書化された手順。各段階の責任者を明記し、顧客の種類ごとに用意する。それに合うマニュアルがあり、誰がやっても毎回同じになる |
| ルート計画（2.3） | リスク地点と危険地点を記したルート一覧、安全で近隣に迷惑をかけない休憩地点 |
| 運行記録（2.4） | 運転手、車両ナンバー、走行時間、積み込みと納品の時刻。運行報告書でよい |
| 結果の見直し（2.5） | 便ごとの結果と誤り（遅れた便、ミスのあった便など）を集め、原因を分析し続けていること |
| 速度と運転行動（2.6） | GPSなどの管理策と、その監督の方法 |
| 緊急時（2.7） | 事故時の手順：誰に連絡するか（保険会社、警察）、負傷者をどう助けるか。電話番号入りの文書をすべての車両に備える。定期的に訓練する |
| 事故記録（2.8） | すべての事故、原因、対策の記録。一度もなければ、すぐ使える空の様式 |
2.5はあなたにとって最も価値があります。遅れた便やミスのあった便を原因別に数えている運送会社は、先月なぜうまくいかなかったかを説明できます。数えていない会社は、謝ることしかできません。運送会社について追うべき五つの質問が、求めるべき数字です。
従業員：誰が運転するか
| 見せてもらうもの | 監査員が受け入れる証拠 |
|---|---|
| 採用と個人ファイル（3.1、3.5） | 採用手順。なければ、その手順を示す個人ファイル。運転手ごとのファイルと最新の運転手名簿 |
| 就業規則（3.2） | すべての職種について、労働時間、休憩、年次休暇、罰則を定めたもの。従業員が知っている |
| 研修（3.3） | 年に少なくとも2コースの計画：安全運転と、車両の基本点検・整備。写真、受講者名簿、個人別の研修記録などの証拠 |
| 健康（3.6） | 社会保険事務所が定める項目と頻度での年次健康診断。初回評価では、運転手の少なくとも30%が受診済みであること |
| 労働時間（3.7） | 運転手ごとの勤務計画、または法律の上限を超えて連続運転させない確認手段と、十分な休息の確保 |
| アルコール（3.8） | 基準を満たす測定器による検査、結果の記録、罰則。マニュアルは、出発のたびに行うことが望ましいと補足している |
| 薬物（3.9） | 定期的な抜き打ち検査、または年次健康診断での血液検査、そして罰則 |
3.7が問うのは、運送会社が運転時間を確認しているかどうかです。これは、規則があるかどうかとは別の質問です。
この分野には、確認しやすい「推奨」が一つあります。長時間の駐車中にエンジンをかけっぱなしにしないという厳格な決まりです（3.10）。
車両：一台につき三つの記録
| 見せてもらうもの | 監査員が受け入れる証拠 |
|---|---|
| 燃料（4.1） | 車両ごとの給油記録。燃費を分析し、継続して改善している。燃料代を定額で払っている場合は、走行距離と比べ、効率を考えていることを示す |
| 始業前点検と整備（4.2） | 出発前の毎日の点検、時間または距離に基づく点検・整備計画（マニュアル自身の例は10,000kmごとのエンジンオイル交換）、結果を車両ごとに保管 |
| 修理履歴（4.3） | 車両ごとの修理・整備の履歴 |
年1回の車検は一日だけのスナップショットです。詳しくは運送会社は本当にトラックを整備しているかで説明しています。この三つの記録は、検査と検査のあいだの日々を示します。
顧客と外部
- 顧客の記録（5.1、必須）。 名称、連絡先、利用の履歴。
- 満足度を測り、活用する（5.2、必須）。 結果を分析し、仕事の改善に反映する。
- 推奨項目（5.3から5.5）。 意見を受け付ける窓口、顧客の顧客に関する情報、顧客との定期的な会合。
訪問の進め方
- 書類から始める。 まず運送許可を、次にQ Markの証明書があればそれを求めます。陸運局のサイトには、証明書番号、種類、有効期限を付けた取得事業者の一覧があります。
- 一つの便を選び、その記録を追う。 先月のある一便について、運行報告書、毎日の点検記録、給油記録、運転手のファイルを求めます。実際の一便は、方針を綴じたファイルよりも多くを確かめられます。
- 責任者ではなく、実際に働く人に聞く。 マニュアル自身の方法も、運転手と事務職員への聞き取りです。文書の手順と配車担当の説明が食い違えば、答えは出ています。
- 各項目を三段階で記録する。 見せてもらえた、口頭のみ、なし。「口頭のみ」が最も多く、書き留めておくべきものです。
- 自社の荷物に合わせて重みを付ける。 多くの買い手にとって重いのは、1.5、2.1、2.5、2.7、2.8、4.2です。
契約に書くこと
- 見られる記録を明記する。 合理的な通知のうえで、運行報告書、事故記録、車両の整備記録を確認できる権利を定める条項。
- 例外の件数を毎月求める。 原因別の遅れた便と失敗した便（2.5）は、すでに集計している運送会社なら、送るのにほぼ費用がかかりません。
- 緊急連絡シートを求める。 各車両に置いてある、電話番号入りのもの。最新かどうかを確認します。
- 欠けている「必須」は期限付きの課題にする。 使いたい運送会社なら、立ち去る代わりに是正の期日を決めます。
証拠がどこで終わるか
本稿は、何を見せてもらうかについては陸運局のマニュアルを、現地訪問という考え方については教科書のアウトソーシングの章を使っています。認証を受けた運送会社のほうが時間を守れる、あるいは事故が少ないと測ったタイの研究は見つかりませんでした。したがってマニュアルは、正しい質問をするための手引きであり、成果が良い証明ではありません。458と40,900という数字は、日付のない二つのページから取ったので、90社に1社という割合は概算です。本稿はタイの法令の条文を引用していないため、確認すべき条文はありません。